BLOGUNK CÉLJA

Szakterületeink komoly hatással vannak a gazdaság, az államszervezet, a vállalatok működésére és versenyképességére. Legyen szó modern közigazgatásról, hatékony vállalatirányításról vagy a közlekedés jövőjéről, közérthető példák segítségével mutatjuk meg, hogyan válnak valóra a futurisztikusnak tűnő elképzelések.

Esettanulmány: komplex javaslatcsomag a hatékonyabb működés érdekében

32Az egyes szervezetek számára a költséghatékonyság és az eredményesség követelménye miatt alapvető feladat belső munkafolyamataik állandó monitorozása és fejlesztése. Mivel e folyamatok sikere több terület együttműködésének függvénye, ezek megújítása során sok esetben csak olyan komplex megoldással érhető el a kívánt eredmény, amely egyaránt magába foglalja a humán-erőforrások, az informatikai eszközök, a szabályozás és a folyamatok kezelését, ahogy az az alábbi esettanulmányban is látható.

Egy asztal 4 lábbal stabil. Ha van 3 lába, látszólag még minden rendben van, de a valódi stabilitáshoz egyformán szükség van mind a négy lábra. Lefordítva, nem érhetünk el tartós eredményeket a szervezetfejlesztés területén csupán az egyik vagy másik terület fejlesztésével.

A humán erőforrások, az informatikai eszközök, a belső szabályok és a belső folyamatok négy olyan alrendszert jelentenek, amelyeket, ha egy szervezet – legyen szó akár forprofit vállalatról, akár állami intézményről – valóban hatékonyabbá kíván tenni, akkor az – a négy terület között fennálló szoros összefüggés miatt – a kvartett együttes reformját követeli meg. Ezt mutatja a következő esettanulmány is, ahol adott egy szervezet a projektmenedzsmentjét, projektirányítási gyakorlatát és ezáltal teljes működését kívánja hatékonyabbá tenni.

Jelen esetben a szervezet nem rendelkezett olyan módszertannal vagy szabályrendszerrel, amely egyértelművé tette volna a projektek megvalósításának folyamatát és azt, hogy az abban résztvevő szervezeti egységek munkatársai és a vezetők hogyan működjenek együtt. Ezek hiányában nem épülhet ki a horizontális együttműködés kultúrája, ezért a projektek az idő és a költség tekintetében is állandó csúszást mutattak, hiszen a projekt szereplői nem ismerhették pontosan projektbeli hatáskörüket- és felelősségüket.

A fenti problémát a szervezeten belüli összefüggések miatt csupán egy olyan komplex javaslatcsomag orvosolhatja, amelyben kellő súlyt kap a szabályozás, a folyamatok kialakítása, a munkatársak képzése, valamint az eszközfejlesztés is.

A szabályozás terén jelen esetben mindenképpen szükséges egy olyan átfogó módszertan kidolgozása, amely rögzíti az egyes projektfolyamatok lefutásának kívánt menetét és a projektekben résztvevő szervezeti egységek vezetőinek és munkavállalóinak feladatait, felelősségét és együttműködési feltételeit. Ezt a módszertant összefoglalhatja a szervezeti és működési szabályzat vagy akár egy külön projektmenedzsment-kézikönyv is.

Az így standardizált munkafolyamatok hatékonyságának támogatására szükséges lehet olyan projektmenedzsmentet támogató informatikai eszköz beszerzésére, ami ágazatspecifikus és az adott szervezet funkcionális és implementációs igényeihez leginkább alkalmazkodó. Mivel a hasonló eszközök óriási kínálatának áttekintése túlzottan sok erőforrást követelne az adott szervezettől, a lehetőségek kiértékelésében és az adekvát rendszer kiválasztásában nagy szerepe lehet a külső szakértőnek, aki egy pontos ár-érték elemzés elkészítésével és javaslattétellel támogatja a megrendelőt. Az informatika támogató eszköz kiválasztását ma már számos olyan technika támogatja, mint például az úgynevezett TCO elemzés (Total Cost of Ownership). Ennek keretében az adott termék teljes életciklusra vetített költségeit mutatja meg a szállító vagy a tanácsadó szervezet, belekalkulálva a felmerülő bevezetési, betanítási, karbantartási és a végső megsemmisítési költségeket, amelyek az eszköz későbbi lecserélésekor merülhetnek fel.

A belső szabályozás kialakítása, a folyamatok átalakítása és az új informatikai rendszer bevezetése azonban megköveteli a vezetők és alkalmazottak képzését, annak érdekében, hogy a folyamat szereplői kellő ismerettel rendelkezzenek az új eszközök kezelése, illetve a folyamatokban való hatékony részvétel terén egyaránt. A humán erőforrás igény meghatározása és felkészítésük a feladat ellátására tehát szintén fontos pillérét kell, hogy adja az átalakításnak.

 

Ossza meg ismerőseivel

Hozzászólás a bejegyzéshez